Domu graudi par laika plānošanu, kas maina ikdienu

Laika plānošana nav mēģinājums katrā dienā iespiest pēc iespējas vairāk uzdevumu. Tā ir apzināta izvēle, kam atdot ierobežoto uzmanību. Senākās filozofiskās atziņas un mūsdienu produktivitātes metodes satiekas vienā punktā: vērtīgākā diena nav visnoslogotākā, bet tā, kurā svarīgais nav sajaukts ar steidzamo.

Šis Kafe Dzintars redakcijas skaidrojums palīdz citātus pārvērst praktiskos lēmumos — no rīta prioritātes līdz robežām darba saziņā. Citātu formulējums latviešu valodā dažādos tulkojumos var atšķirties, tādēļ būtiskākais šeit ir domu konteksts un pielietojums.

Senēka atgādina: laika netrūkst, ja to neizšķērdē

Romiešu stoiķu filozofam Lūcijam Annējam Senēkam piedēvē vienu no pazīstamākajām atziņām par laiku: “Mums nav dots īss mūžs — mēs lielu tā daļu izšķiežam.” Tā nāk no darba “Par dzīves īsumu”, kurā filozofs nerunā par kalendāru vai darba grafiku. Viņu interesē cilvēka attieksme pret savu dzīvi.

Šo domu ir viegli pārprast kā pārmetumu par atpūtu. Taču Senēkas kritikas mērķis nav nesteidzīga pastaiga, saruna vai miegs. Viņš vēršas pret neapzinātu aizņemtību — dzīvi, kuru nosaka svešas prasības, tukšas ambīcijas un ieradumi, kas neatstāj vietu paša izvēlēm.

Mūsdienu darba vidē izšķērdēts laiks ne vienmēr izskatās pēc bezdarbības. Tas var būt rīts, kas paiet, reaģējot uz paziņojumiem, vai diena ar astoņām sapulcēm, pēc kurām galvenais darbs vēl nav sākts. Cilvēks ir noguris, taču viņam grūti nosaukt paveikto.

Senēkas atziņu var pielietot ar vienu vakara jautājumu: “Kam es šodien apzināti veltīju laiku, un kam tikai ļāvu to paņemt?” Atbildei nav jābūt nevainojamai. Pietiek pamanīt vienu atkārtojošos laika zudumu un nākamajā dienā mainīt tā robežas.

Pīters Drukers iesaka vispirms ieraudzīt realitāti

Vadības domātāja Pītera Drukera bieži citētā doma skan: “Kamēr neprotam pārvaldīt laiku, mēs nevaram pārvaldīt neko citu.” Viņa pieeja sākas nevis ar ideāla grafika izveidi, bet ar novērojumu: kur laiks patiesībā pazūd?

Cilvēki mēdz kļūdaini novērtēt, cik ilgi ilgst uzdevumi, cik bieži viņus pārtrauc un cik daudz enerģijas prasa pārslēgšanās. Tādēļ nedēļas sākumā veidots plāns var būt estētiski glīts, bet praktiski neīstenojams.

Vienu darba nedēļu var izmantot kā nelielu pārbaudi. Dienas gaitā īsi atzīmējiet galvenos laika posmus, necenšoties sevi vērtēt. Nedēļas beigās meklējiet nevis vainu, bet likumsakarības:

• kuri uzdevumi regulāri aizņem ilgāku laiku, nekā paredzēts;
• kuras sapulces beidzas bez skaidra lēmuma;
• kuros dienas posmos visvieglāk koncentrēties;
• cik bieži uzmanību pārtrauc saziņas rīki;
• ko varētu nedarīt, deleģēt vai apvienot.

Šāda uzskaite nav paredzēta katras minūtes kontrolei. Tā palīdz plānot pēc reālās darba dzīves, nevis pēc optimistiska priekšstata par to.

Stīvens Kovejs nošķir svarīgo no skaļā

Stīvena Koveja formulējums “Galvenais ir saglabāt galveno par galveno” izklausās vienkāršs, taču tieši tajā slēpjas laika plānošanas grūtākā daļa. Steidzams uzdevums piesaista uzmanību ar termiņu, paziņojumu vai citas personas gaidām. Svarīgs uzdevums bieži klusē.

Svarīga var būt profesionālo prasmju attīstīšana, attiecību kopšana, veselība vai darbs pie projekta, kura rezultāts parādīsies pēc vairākiem mēnešiem. Ja kalendārā tam nav vietas, dienas īstermiņa prasības gandrīz vienmēr uzvarēs.

Praktisks risinājums ir ieplānot vienu nozīmīgu darba posmu pirms dienas piepildīšanas ar mazākiem pienākumiem. Tas var būt 45–90 minūšu laiks bez sapulcēm un paziņojumiem. Šajā posmā jābūt vienam skaidram rezultātam, piemēram, pabeigt projekta uzmetumu, izanalizēt datus vai sagatavot sarežģītas sarunas argumentus.

Tas nenozīmē ignorēt kolēģus vai klientus. Tas nozīmē iepriekš vienoties, kad esat sasniedzams un kad veicat darbu, kura dēļ vispār esat vajadzīgs.

Deivids Allens atbrīvo prātu no atgādināšanas pienākuma

Produktivitātes konsultants Deivids Allens ir pazīstams ar domu: “Prāts ir domāts ideju radīšanai, nevis to glabāšanai.” Neizpildīts uzdevums prātā mēdz palikt kā atvērta cilpa. Ja šādu cilpu ir desmitiem, uzmanība tiek tērēta atcerēšanās mēģinājumiem.

Risinājums nav sarežģīta lietotne. Nepieciešama viena uzticama vieta, kur nonāk uzdevumi, idejas un solījumi. Tā var būt piezīmju klade, digitāls saraksts vai darba pārvaldības sistēma. Svarīgi, lai informācija netiktu izkaisīta starp e-pastu, tērzēšanu, līmlapiņām un atmiņu.

Katram ierakstam vēlams pievienot konkrētu nākamo darbību. “Mārketinga plāns” ir tēma, nevis izpildāms solis. “Uzrakstīt trīs kampaņas mērķus” jau pasaka, ar ko sākt. Jo skaidrāks nākamais solis, jo mazāka pretestība darba sākšanai.

Kals Ņūports aizstāv koncentrētu darbu

Kals Ņūports savos darbos par padziļinātu darbu uzsver spēju ilgstoši koncentrēties uz intelektuāli sarežģītu uzdevumu bez uzmanības novēršanas. Šāda spēja kļūst vērtīgāka tieši tāpēc, ka darba vide piedāvā arvien vairāk pārtraukumu.

Koncentrēšanās nav tikai gribasspēka jautājums. Tā ir arī vides konstrukcija. Ja ekrānā vienlaikus atvērta tērzēšana, e-pasts un vairāki dokumenti, katrs signāls sacenšas par uzmanību.

Vienkārša koncentrēšanās vienošanās

Pirms darba posma var noteikt četras robežas:

• viens konkrēts uzdevums;
• iepriekš izvēlēts beigu laiks;
• izslēgti nevajadzīgie paziņojumi;
• atsevišķa piezīme blakus domām, kuras jāpārbauda vēlāk.

Pēdējais punkts palīdz nepamest darbu ikreiz, kad rodas blakus jautājums. Doma netiek zaudēta, bet tai nav jānosaka tūlītēja rīcība.

Džeimss Klīrs laika plānu pārvērš ieradumā

Džeimsa Klīra pieeju raksturo doma, ka cilvēks nepaceļas līdz savu mērķu līmenim, bet noslīd līdz savu sistēmu līmenim. Mērķis pasaka virzienu, savukārt sistēma nosaka, kas notiks parastā otrdienā, kad motivācija nav īpaši augsta.

Tādēļ “vairāk lasīt” ir vājāks plāns nekā “darba dienās pēc brokastīm lasīt desmit minūtes”. “Strādāt pie svarīgā projekta” kļūst izpildāmāks kā “pirmdien, trešdien un piektdien pulksten 9.00 atvērt projekta dokumentu un strādāt 45 minūtes”.

Labs ieradums ir pietiekami mazs, lai to varētu sākt arī sarežģītā dienā. Sākotnējais uzdevums nav sasniegt iespaidīgu apjomu, bet izveidot atkārtojamu sākuma signālu. Kad ritms nostiprinājies, darba laiku var pakāpeniski palielināt.

Kā šīs atziņas izmantot jau nākamajā darba dienā

Senēka mudina izvērtēt, kam atdodam dzīves laiku. Drukers liek pārbaudīt faktisko dienas ritmu. Kovejs palīdz aizsargāt svarīgo, Allens — iznest pienākumus no atmiņas, Ņūports — sargāt uzmanību, bet Klīrs — pārvērst labo nodomu atkārtojamā sistēmā.

Nākamajai dienai pietiek ar četriem soļiem:

1. Pierakstiet vienu rezultātu, kura dēļ diena būs bijusi vērtīga.
2. Rezervējiet tam konkrētu laiku kalendārā.
3. Pirms darba aizveriet nevajadzīgos saziņas kanālus.
4. Dienas beigās piecās minūtēs pārskatiet, kas palīdzēja un kas traucēja.

Laika plāna mērķis nav paredzēt visu. Neatliekami pienākumi, citu cilvēku vajadzības un negaidīti notikumi paliks. Labs plāns atstāj brīvu rezervi un vienlaikus pasargā vismaz vienu būtisku izvēli no dienas trokšņa.

Vērtīgākais nākamais novērojums ir vienkāršs: vai pēc nedēļas svarīgais darbs notiek biežāk, nevis tikai tiek pārrakstīts jaunā uzdevumu sarakstā? Ja nenotiek, jāmaina nevis mērķis, bet vide, laika apjoms vai izvēlētais sākuma signāls.

Avots: Editorial research