Pirmdienas sākumā izvēlies vienu darbu, kuru šodien vari pabeigt un kura rezultāts būs noderīgs arī pēc šīs dienas. Steidzama ziņa var prasīt atbildi, taču tā pati par sevi nenosaka visas dienas prioritāti. Pirms atver nākamo saraksti, nosauc savu galveno uzdevumu un ieraksti kalendārā laiku tā paveikšanai.
Svarīgākais darbs ir tas, kuram šodien atvēlēsi laiku.
Šī ir Kafe Dzintars oriģināla doma par prioritāšu izvēli, nevis vēsturiskas personas citāts. Tā aicina pārbaudīt, vai dienas plānā ir vieta darbam, kuru pats uzskati par nozīmīgu. Laika atvēlēšana vien nepadara jebkuru uzdevumu svarīgu, taču bez tās arī nozīmīgs darbs var palikt tikai iecerē.
Autors un izdevējs: Kafe Dzintars.
Steidzama ziņa un svarīgs darbs prasa atšķirīgus lēmumus
Steidzamību nosaka tas, cik drīz nepieciešama rīcība. Svarīgumu nosaka darba saistība ar mērķi un sekas, ko tā paveikšana vai atlikšana var radīt. Viens uzdevums var būt gan steidzams, gan svarīgs. Piemēram, kolēģim vajadzīga tava atbilde, lai viņš šodien varētu pabeigt klientam apsolītu darbu.
Tomēr paziņojums telefonā pasaka tikai to, ka ir pienākusi ziņa. Tas vēl nepasaka, vai atbilde nepieciešama tūlīt. Lai to noskaidrotu, apskati termiņu, lūguma būtību un to, vai kāds patiešām gaida tavu rīcību. Ja termiņš nav skaidrs, vari to precizēt, nevis automātiski pārtraukt iesākto.
Darbs ar ilgāku ietekmi var būt mazāk pamanāms. Tā var būt instrukcija, ko komanda izmantos atkārtoti, rūpīgi sagatavots piedāvājums vai atrisināta kļūda, kas traucē ikdienas darbam. Šāds uzdevums var neprasīt reakciju šajā minūtē, tomēr tā atlikšana var saglabāt problēmu arī nākamajā nedēļā.
Izvēloties prioritāti, salīdzini abu darbu sekas. Kas notiks, ja uz ziņu atbildēsi pēc stundas? Kas paliks nepaveikts, ja galveno uzdevumu atkal pārcelsi uz rītdienu? Atbildes palīdz pieņemt konkrētu lēmumu, nevis vadīties tikai pēc tā, kas pēdējais parādījies ekrānā.
Vienai dienai izvēlies pabeidzamu rezultātu
Formulējums “sakārtot projektu” ir pārāk plašs, lai pēc tā varētu saprast, kas šodien jāpaveic. Projektā var būt desmitiem atšķirīgu darbu un vairāku cilvēku pienākumi. Dienas prioritātei izvēlies tādu daļu, kurai vari skaidri nosaukt sākumu, beigas un vajadzīgo rezultātu.
Piemēram, “sagatavot piedāvājuma pirmo versiju un nosūtīt kolēģim pārskatīšanai” ir pārbaudāms uzdevums. Dienas beigās būs redzams, vai versija ir sagatavota un nosūtīta. Savukārt “pastrādāt pie piedāvājuma” var nozīmēt gan būtisku progresu, gan tikai dokumenta atvēršanu un dažu piezīmju izlasīšanu.
Izvēloties uzdevumu, pārbaudi trīs lietas:
- Kāds konkrēts rezultāts būs gatavs?
- Vai tev ir vajadzīgā informācija un tiesības to paveikt?
- Vai tas ietilpst šodien pieejamajā laikā?
Ja pabeigšanai trūkst citas personas lēmuma, izvēlies savu paveicamo daļu. Vari sagatavot jautājumus, apkopot datus vai nosūtīt saskaņošanai skaidri formulētu priekšlikumu. Tādējādi prioritāte nekļūst par solījumu izdarīt to, kas pašlaik nav tavā kontrolē.
Arī neliels rezultāts var būt piemērota pirmdienas prioritāte. Nav vajadzības izvēlēties iespaidīgāko darbu sarakstā, ja tam nepieciešamas vairākas dienas. Izvēlies daļu, kas virza darbu uz priekšu un kuru pēc pabeigšanas nebūs uzreiz jāpārtaisa trūkstošas informācijas dēļ.
Kalendārā ieraksti darbu kopā ar laiku
Uzdevumu saraksts pasaka, kas jādara. Kalendārs palīdz ieraudzīt, kad tam ir vieta. Ja pirmdienā jau ieplānotas vairākas sapulces, pieejamo laiku novērtē pēc reālajiem brīvajiem posmiem. Rēķinies arī ar sagatavošanos, pusdienām un pienākumiem, kuriem ir noteikts izpildes laiks.
Atvēli vienu konkrētu laika posmu izvēlētajam darbam. Tā var būt pusstunda dokumenta melnrakstam vai stunda aprēķinu pārbaudei. Šie ir piemēri, nevis universāls ilgums: nepieciešamo laiku nosaka uzdevums, tava darba kārtība un tas, cik daudz jau ir sagatavots.
Pirms sāc, atver vajadzīgos materiālus un pieraksti, ar kuru darbību sāksi. Ja uzdevums ir piedāvājuma sagatavošana, pirmais solis var būt klienta prasību apkopošana. Skaidrs sākums ļauj ķerties pie izvēlētā darba, atkārtoti nepārskatot visu dienas uzdevumu sarakstu.
Ja tava darba kārtība to pieļauj, šajā laikā izslēdz nevajadzīgos paziņojumus. Ja jābūt sasniedzamam klientiem vai kolēģiem, vienojies par saziņas veidu patiešām steidzamiem jautājumiem. Prioritātes plānošanā jāņem vērā arī atbildība pret citiem un pienākumi, kurus nevar pārcelt.
Pirmdienas piemērs: atbildes un viena gatava instrukcija
Iedomājies darba rītu, kurā saņemtas vairākas ziņas ar līdzīgiem jautājumiem par vienu procesu. Uz katru iespējams atbildēt atsevišķi. Taču darba sarakstā jau ir uzdevums sagatavot īsu instrukciju, ko turpmāk varētu izmantot arī citi kolēģi.
Vispirms pārbaudi, vai kāda atbilde nepieciešama uzreiz, lai neapstātos cita cilvēka darbs. Pēc tam vari atvēlēt laiku instrukcijas pirmajai versijai. Šīs dienas rezultāts būtu konkrēts: aprakstīti galvenie soļi, pievienots viens piemērs un teksts nosūtīts kolēģim pārbaudei.
Instrukcija negarantē, ka jautājumi vairs neradīsies. Daļa situāciju var būt atšķirīgas, un tekstam var būt vajadzīgi labojumi. Tomēr šajā piemērā ilgāku ietekmi rada materiāls, kuru iespējams izmantot atkārtoti. Pirms tā rakstīšanas ir lietderīgi pārliecināties, ka komanda šādu instrukciju tiešām izmantotu.
Tas pats princips piemērojams arī individuālam darbam. Ja regulāri atkārtojas viena kļūda, šodienas prioritāte var būt tās cēloņa pārbaude un labojums. Paveicamo rezultātu nosaki tik konkrēti, lai būtu iespējams novērtēt, vai problēma atrisināta vai nepieciešams nākamais solis.
Ko šodien pabeigsi, lai rītdiena būtu vieglāka?
Praktiskais jautājums pirmdienai ir šāds: kuru vienu paveicamu uzdevumu šodien pabeigsi, lai tuvotos savam mērķim vai atvieglotu nākamo darba dienu? Atbildē nosauc darbību un rezultātu. “Sakārtošu lietas” vietā ieraksti, piemēram, “pārbaudīšu trīs aprēķinus un nosūtīšu precizēto failu”.
Ja dienas laikā rodas svarīgāks pienākums, plānu drīkst mainīt. Nosauc, kas mainījies, un izlem, vai sākotnējam darbam vēl ir vieta šodien. Ja nav, pārcel to uz konkrētu laiku un informē cilvēkus, kurus ietekmē termiņa maiņa.
Darba dienas beigās pārbaudi izvēlēto rezultātu. Vai tas ir gatavs? Ja darbs apstājās, pieraksti konkrēto šķērsli un nākamo darbību. Rītdienas kalendārā atvēli vietu tieši tai, lai nepabeigtais uzdevums atkal nekļūtu par nenoteiktu ierakstu sarakstā.
Avots: Editorial research
Komentāri